Как правильно писать E-mailы на английском языке?

Сидеть в комфортном офисном кресле и писать имейлы, – работа на первый взгляд не сложная, не так ли? Однако есть множество нюансов, в том, что касается написания писем. Возможно, вы хотите, чтобы в письме звучала уверенность, но при этом не знаете, как правильно расположить составные части письма.

 

Может быть, сомневаетесь в том, как лучше написать приветственную часть. Или же, вам нужно написать письмо на английском, а вы росли не в англоязычной среде, и пока еще английский – это не тот язык, на котором вам снятся сны. 

Но частая практика поможет научиться писать профессионально. 

Приветствие

Звучит странно, когда к незнакомому человеку в интернете обращаются как Dear – однако же это стандартная практика делового общения. Greetings или Salutations – такое приветствие звучит менее шаблонно, но вместе с тем вполне уважительно. 

Если вам известно имя человека, обратитесь по имени. После имени ставится запятая или двоеточие: 

Dear John,

Dear Ms. Smith

Dear Mr. Jackson:

Если сомневаетесь, обратиться к женщине как к замужней Ms. или Mrs., если она не замужем, пишите: Ms. 

Еще один нейтральный вариант: 

Dear Alex Johns    

Обращения Dear Sir и Madam набили оскомину и звучат как-то уж совсем безлично, лучше без них. 

Начните с главного

Сразу же переходите к делу. Если вы отвечаете на недавнее письмо или хотите поблагодарить за что-либо, с этого и начинайте. 

Thank you for your kind contribution to Extinction Rebellion movement. (Спасибо за ваш вклад в движение Extinction Rebellion.) 

Thanks for your suggestion; we would be more than happy to chat at the time you asked about. (Спасибо за ваше предложение, мы будем рады побеседовать в удобное для вас время.)

The replacement parts you asked for your Roadster will be delivered next week. (Запчасти к вашему Roadster будут доставлены на следующей неделе.)

Объясните причину  

Изложите все четко и доступно, но при этом избегайте резкости. Например, если это первое обращение к новому клиенту, стоит быть предельно вежливым. 

I’m writing to ask about your research on how dogs make themselves clean. (Пишу, чтобы спросить о вашем исследовании поведения собак.)

I’m a local journalist looking to schedule a live interview ahead of your performance in Sydney this month. (Я местный журналист и хотел бы организовать интервью перед вашим выступлением в Сиднее в этом месяце.)

My advertising agency is in need of expertise on Google Ads, and some of my colleagues advised me to contact you because your insight is unrivaled. (Нашему рекламному агентству нужна помощь по части Google Ads, и некоторые из моих коллег посоветовали обратиться к вам.) 

Будьте кратки  

Деловое письмо – не лонгрид. Цените время человека, которому вы пишете, если письмо покажется слишком длинным, его просто закроют. С помощью вашего email вы можете договориться о встрече, чтобы обсудить детали вопроса.

Заключительная часть письма служит подводкой к дальнейшему диалогу или же призывом к определенному действию. В любом случае, нужно тактично закончить письмо. 

I’ll look forward to discussing this matter with you further at 3 p.m. Friday. (Хочу обсудить этот вопрос с вами в пятницу в 3 часа.)

Please look over document I’m attaching, and tell about what questions come to mind. (Пожалуйста, просмотрите документ во вложении и скажите, какие у вас есть вопросы.)

Your suggestions has been extremely helpful, and I look forward to being in touch. (Ваши советы очень помогли, жду вашего ответа.) 

Есть множество способов написать концовку письма, но в деловой корреспонденции лучше обойтись без избыточного красноречия. Многим не нравятся, когда автор в конце письма ставит просто "Сheers" или “VR” (very respectfully). Вот наиболее приемлемые варианты: 

Sincerely,

Yours truly,

Thanks again,

Appreciatively,

Best regards,

Respectfully,

И напоследок, перечитайте свое письмо. Поищите ошибки, проверьте, правильно ли написано имя – ничего не может быть хуже, чем назвать человека другим именем в письме, или написать имя с ошибкой. Также проверьте, понятны ли ваши предложения или просьбы. 

Больше интересных текстов про изучение английского языка вы можете найти в блоге Cambridge.ua

< Предыдущая		Следующая >